home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / EDITORS / FOXRPT.ZIP;1 / FOXRPT.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-06-25  |  11.4 KB  |  251 lines

  1.                        AD HOC FOXRPT WRITER MODULE
  2.                
  3.  
  4.      Ad Hoc FOXRPT Writer requires very little from the user 
  5.   beyond pointing at a desired action and hitting the ENTER key.
  6.   It was designed this way from the start.
  7.      
  8.      Reports and mail label definitions created with FOXRPT Writer
  9.   can be saved, edited, and rerun at will.  All output can be 
  10.   sent to the printer, screen, or to a disk file.  Custom indexes
  11.   can be built from within FOXRPT for your report and label runs. 
  12.   Theses index files can be created with conditional expressions
  13.   through the use of a very powerful online Query builder. 
  14.  
  15.  
  16.  
  17.   ( ** VERY IMPORTANT ** ) FOXPRO 2.0 COMPATIBILITY
  18.  
  19.       FOXRPT Writer is completely compatible with Foxpro 2.0 
  20.   DBF and FPT files.  The present version is ONLY COMPATIBLE WITH
  21.   Foxpro 2.0 COMPACT .IDX and COMPACT structural .CDX files!
  22.  
  23.   You can create these index files with Foxpro 2.0 with the following
  24.   syntax:
  25.  
  26.           .IDX - INDEX ON <field> TO <index file name> COMPACT
  27.           .CDX - INDEX ON <field> TAG <tag name> COMPACT
  28.   
  29.   FOXRPT Writer creates these COMPACT indexes by DEFAULT with its
  30.   Index Builder module!
  31.   
  32.      The LOG_USEIDX field in the configuration database FOXRPT.DBF will
  33.   determine whether FOXRPT.EXE will use COMPACT .IDX or COMPACT structural 
  34.   .CDX index files. IF LOG_USEIDX is set to .T. COMPACT .IDX indexes are
  35.   used. IF LOG_USEIDX is set to .F. COMPACT structural indexes are used.
  36.   Report definitions created while using COMPACT .IDX files will have the
  37.   "RPI" extension.  Report definitions created using COMPACT structural 
  38.   indexes will have the "RPC" extension. FOXRPT automatically displays the
  39.   correct report definitions for selection.  FOXRPT will also correctly
  40.   diplay either .IDX files or structural index file TAG information during
  41.   the index selection phase of report creation. Both types of indexes for
  42.   the same files may reside in the same directory.  Both types of report
  43.   definitions may reside or be created in the same directory.  You only
  44.   have to remember one thing:
  45.  
  46.  
  47.              USE ONLY COMPACT INDEXES WITH THIS PROGRAM!
  48.              USE ONLY COMPACT INDEXES WITH THIS PROGRAM!
  49.              USE ONLY COMPACT INDEXES WITH THIS PROGRAM! 
  50.  
  51.  
  52.   
  53.   ENVIRONMENT VARIABLE
  54.       
  55.       FOXRPT Writer is written in Clipper 5.01.  Since Clipper will
  56.   use expanded memory for indexing purposes it is standard practice to
  57.   include the following statment in your AUTOEXEC.BAT file if you should
  58.   experience corrupt indexes:
  59.       
  60.                            SET CLIPPER=E:0
  61.                       (or) SET CLIPPER=//E:0    
  62.  
  63.   Unlikely index corruption of this sort can occur with incompatible 
  64.   expanded memory managers.  This should alleviate any problems with
  65.   expanded memory you might encounter.
  66.            
  67.                  
  68.   *-------------------------------------------------------------------*    
  69.                                 MAIN MENU
  70.   *-------------------------------------------------------------------*    
  71.   
  72.   CREATING A REPORT DEFINITION FOR THE FIRST TIME
  73.   
  74.   Ad Hoc Report Writer creates three distinct types of reports.
  75.   A single file report uses just one primary file.  A relational report
  76.   type one uses both a primary and secondary file.  There is one record 
  77.   in the secondary file for each primary record.  A relational report
  78.   type two uses both a primary and secondary file.  There are multiple
  79.   secondary records for each primary record.  Your data detemines which
  80.   type of report you will need to create.
  81.   
  82.   Creating a report is essentially the same process for all report
  83.   types. First, the report type is chosen and then report parameters 
  84.   are entered. You can control things like the left margin, spaces 
  85.   between printed fields on the report, page width, page length, etc.
  86.   The only parameter that may be confusing to the you is the subtotal
  87.   parameter. 
  88.     
  89.   Say, for example, you have a file of customer purchases like
  90.   ORDER.DBF.  It is indexed on customer number and you are trying to 
  91.   total the purchases for each customer and want a grand total of all
  92.   purchases.  If you choose the subtotal option on the report parameter 
  93.   screen Ad Hoc Report Writer will print and sum all of the purchases
  94.   for customer 100, display a subtotal, space, and then begin printing
  95.   and summing the purchases by customer 200 and so forth.  Create a
  96.   single file report for ORDER.DBF with the subtotal option.  Total the
  97.   QTY and SELL fields for practice.  The subtotal option's use will then 
  98.   become clear.
  99.   
  100.   You choose your primary and secondary files from a scolling list.
  101.   You choose the fields you wish to include in the report from scrolling 
  102.   lists.  Nothing could be easier!  Just remember the following: 
  103.   
  104.    
  105.   1. A MAXIUM OF 27 FIELDS FROM EACH FILE MAY BE USED IN THE REPORT.
  106.   
  107.   2. THREE CALCULATED FIELDS MAY BE DEFINED PER FILE.
  108.   
  109.   3. MEMO FIELD PROCESSING IS LIMITED TO ONE MEMO FIELD IN A SINGLE FILE
  110.      REPORT.                                               
  111.            
  112.   4. FIELDS APPEAR ON THE PRINTED REPORT IN THE ORDER IN WHICH THEY WERE
  113.      SELECTED.
  114.      
  115.   5. IF YOU DO NOT ENTER A COLUMN HEADING FOR A FIELD THE FIELD NAME WILL
  116.      BE USED AS A COLUMN HEADING ON THE REPORT.
  117.      
  118.   6. IF YOU ARE USING TOTALS, SUBTOTALS, AND/OR CALCULATED FIELDS EXPECT
  119.      YOUR REPORT TO BE WIDER THAN THE WIDTH OF THE SELECTED FIELDS ALONE.
  120.      EXTRA SPACE IS ALLOCATED TO A FIELD BEING TOTALLED AND TO A CALC 
  121.      FIELD BEYOND THAT WHICH IS DISPLAYED BY THE FIELD SELECTION SCREEN.
  122.         
  123.   7. WHEN CREATING RELATIONAL REPORTS OR WHEN SELECTING THE SUBTOTAL 
  124.      OPTION BE CERTAIN TO SELECT KEY FIELD OF PRIMARY FILE AS FIRST 
  125.      PRIMARY FIELD SELECTED!  (** Very Important **)     
  126.      
  127.   8. PRIMARY & SECONDARY FILE KEYS MUST BE COMPATIBLE WHEN CREATING 
  128.      RELATIONAL REPORTS.   (** Very Important **)           
  129.  
  130.   9. ALL OUTPUT CAN BE STOPPED WITH THE ESC KEY IF YOU DESIRE.
  131.  
  132.  
  133.   EXECUTING A REPORT DEFINITION 
  134.   
  135.   Simply select the report definition from the scrolling list by
  136.   striking enter.  You will have an opportunity to edit the report     
  137.   parameters you entered when you created it.  You can also edit or 
  138.   create a query for the report and save it under the same or differ-
  139.   ent name.  Output for all reports can go to the printer, screen, or
  140.   to a disk file.
  141.  
  142.  
  143.         
  144.   *-------------------------------------------------------------------*    
  145.                               MAIL LABELS
  146.   *-------------------------------------------------------------------*  
  147.  
  148.   
  149.   CREATING A MAIL LABEL DEFINITION FOR THE FIRST TIME     
  150.  
  151.   Ad Hoc Report Writer permits the creation of standard, large,
  152.   or cheshire format mailing labels.  Simply take the Mailing Label 
  153.   Print option from the Main Menu.  You will be asked to choose a
  154.   primary file and primary file index.  Next you will be given the
  155.   opportunity to query the primary file if you desire. In this manner
  156.   you can select to filter out certain zipcodes or cities according to 
  157.   your preferences and needs.
  158.   
  159.   You will then enter the label module.  Choose the create option from 
  160.   within the label module.  Assign the label file a unique and meaningful 
  161.   name. Select the modify contents option.  Press F2 to choose field names 
  162.   for each line of the label you wish to create.  BE SURE TO PLACE THE
  163.   CURSOR AT THE BEGINNING OF THE LINE TO WHICH YOU ARE APPENDING FIELD
  164.   NAMES!  Follow the prompts and press F10 when you are done.  Be sure to
  165.   choose the proper format and dimensions from within the dimensions
  166.   selection.
  167.  
  168.   By experimenting with the other options you'll find that you can 
  169.   tag select records and print only them if you choose.  You can now print
  170.   your mail labels and recall the new label definition you've just created
  171.   whenever you wish. Just remember the following:  
  172.  
  173.   1. Be certain to choose the proper format and dimension from within 
  174.      the dimension option.  You can make adjustments to the default 
  175.      sizes as you wish.  Maximum label size is 24 X 60.
  176.    
  177.   2. Create index files keyed on the fields by which you want to order 
  178.      your label printout.  If you want labels to be printed in zipcode
  179.      order then be sure to create an index file keyed on zipcode etc.
  180.    
  181.   3. Make use of the test pattern and correct your alignment before 
  182.      beginning a large label run. (** Very Important **)
  183.    
  184.   4. Make use of the query builder to select or filter your primary 
  185.      file when printing labels if you don't wish to create a label for
  186.      every record in your file.   
  187.    
  188.   5. You can pause printer output with ALT-C if your label run jams in
  189.      the printer.  It's not the most sophisticated way to do so, but
  190.      it certainly works.  ESCAPE will ABORT a label printout.
  191.    
  192.   6. A sample label definition (MAIL.LBL) is provided on your diskette.  
  193.      You can experiment with changes and printing by selecting it. First
  194.      you select the Process Mailing Labels option from the Main Menu. 
  195.      Then select MAIL.DBF and MAIL.IDX as your primary file and index.  
  196.  
  197.   7. The copies parameter will determine how many labels for each record
  198.      are printed.
  199.         
  200.   8. The blank lines parameter will control the printing of blank lines
  201.      in your label definition.  Blank lines can be useful for spacers
  202.      when printing large labels.
  203.   
  204.   9. If you build a new label or edit an existing one and utilize the
  205.      automatic field name selector, be sure to place the cursor at the
  206.      BEGINNING of the line you are appending field names to!  Experiment
  207.      with this and you'll see why!
  208.  
  209.  
  210.    
  211.   CREATE A NEW INDEX FILE
  212.  
  213.   ( ** VERY IMPORTANT ** )
  214.   FOXRPT Writer is compatible with Foxpro 2.0 .IDX COMPACT INDEXES ONLY!
  215.  
  216.   Simply select this option from the Main Menu. Select a primary file.
  217.   Then select the field(s) you wish to index on.  If you wish to enter a
  218.   conditional expression for your new index you may do so at this time with
  219.   the use of the powerful online query builder.  If you build a query such 
  220.   as LAST # "ADAMS" .AND. AMOUNT # 500 your new index will only contain
  221.   records that meet these criteria.  The last step in creating a new index 
  222.   is giving the new index file a name.  That's all!  The FOXRPT Writer
  223.   does the rest!
  224.    
  225.   ( ** VERY IMPORTANT ** )
  226.   1.  FOXRPT converts numeric and date fields to character values when 
  227.   you build an index with them.  FOXRPT ensures the proper ordering of
  228.   values in this manner. Character indexes are completely compatible and
  229.   need not be rebuilt. This conversion of numeric & date fields to string
  230.   values is standard practice and enables you to build compound keys with 
  231.   mixed data types. These indexes are not backwards compatible with Foxpro,
  232.   but it is a simple procedure to rebuild an index file using Foxpro if you
  233.   must for reasons of compatiblity with other programs which access your data 
  234.   files.
  235.  
  236.  
  237.  
  238.   CHANGE THE DIRECTORY
  239.  
  240.   This option enables you to select any directory on your disk 
  241.   in which you you might have database files.  FOXRPT will ask you 
  242.   which directory you'd like to enter.  Enter the name.  If you make
  243.   a spelling error FOXRPT will report that it is not possible to
  244.   enter the directory you keyed in.
  245.  
  246.   
  247.              
  248.                             **  END OF FILE ***   
  249.                           
  250.                           
  251.